Zehn wichtige Fragen zur Expansion in die USA
Wenn Sie über eine Expansion in die USA nachdenken oder bereits die Entscheidung getroffen haben Ihr Geschäft in die USA auszuweiten, ist es äußerst wichtig zu wissen, was für die korrekte Gründung Ihrer Niederlassung notwendig ist. Die jetzt von Ihnen getroffenen Entscheidungen werden den Kurs für die Zukunft Ihres Geschäftes bestimmen. Das Ziel dieses Artikels ist, Ihnen einen überblick über zehn wichtige Fragen zu geben, die Ihnen erfahrene amerikanische Wirtschaftsprüfer und Rechtsberater vermitteln können, um Ihnen in Bezug auf amerikanische Steuergesetze behilflich zu sein. Unser Ziel ist es, Sie beim Start Ihres Unternehmens zu unterstützen und Ihr geschäftliches Unterfangen zum Erfolg zu führen.
Rechtsform
Die Rechtsform der Niederlassung bestimmt u.a. die Besteuerung in den USA. Ausländische Investoren gründen ihre Niederlassungen in den USA meistens als Kapitalgesellschaft, insbesondere als Gesellschaft mit beschränkter Haftung (limited liability company). Reicht ein Unternehmen nicht die richtigen Papiere für die gewünschte Rechtsform ein, wird diese vom Gesetz vorgegeben. Das hört sich vielleicht gar nicht so schlimm an, aber je nach den Eigentumsverhältnissen kann die vorgegebene Rechtsform hohe Steuerauswirkungen und teure Berichtspflichten mit sich bringen.
Beispiel: Ein Kunde kam zu uns nachdem die Gründung der US-Niederlassung abgeschlossen war. Der Kunde hatte nicht die richtigen Unterlagen eingereicht um die gewünschte Rechtsform zu erreichen und daher wurde die gesetzliche Vorgabe angewandt. Die Firma wurde als Personengesellschaft mit ausländischen Partnern besteuert. Wir unterstützen den Kunden nun bei einer Rechtsformänderung, die jedoch zu einer Steuerbelastung von bis zu USD 11,000 führen kann.
Andere häufig auftretende Probleme in diesem Bereich sind: Kapitalisierung des Unternehmens, Spezialfragen zu Joint Ventures, Gewinnausschüttungen nach Deutschland, Doppelbesteuerungsabkommen zwischen den USA und Deutschland.
Amerikanische Steuernummer
Um eine Steuernummer zu erhalten, müssen eine Reihe von Unterlagen beim Finanzamt eingereicht werden. Diese Steuernummer muss bevor das Unternehmen die Arbeit in den USA aufnimmt, beantragt werden. Diese Nummer ist zwingend erforderlich um ein Bankkonto in den USA eröffnen zu können, Steuererklärungen abzugeben und Lohn- und Gehaltskonten einzurichten. über die Webseite der US-Steuerbehörde www.irs.gov, sind Informationen und die zur Beantragung notwendigen Formulare erhältlich.
Einstellung von Mitarbeitern
Der Bedarf an Mitarbeitern sollte vor der Expansion ermittelt werden. Obwohl viele Unternehmen zunächst einige Schlüsselpersonen von der Mutterfirma entsenden, wird über kurz oder lang festgestellt, dass amerikanische Mitarbeiter eingestellt werden müssen. Wenn man diesbezüglich bereits vorher Erkundigungen eingeholt hat, gibt es anschließend wenige überraschungen. Informationen zu den üblichen Gehaltsspannen sind unter erhältlich. Es ist üblich, dass die Mitarbeiter betriebliche Sozialleistungen von ihrem Arbeitgeber erhalten. üblich sind eine Krankenversicherung, Zahnersatzversicherung und eine Alterversorgung. Die Verwaltungskosten für ein Altersvorsorgeprogramm mit weniger als 100 Teilnehmern belaufen sich auf USD 1,000 bis 5,000, inklusive Berichtspflichten. Krankenversicherungsbeiträge variieren zwischen USD 300 bis 450 pro Angestellten im Monat, sowie monatlich USD 30 bis 50 pro Angestellten für Zahnersatz. Sofern der Angestellte Familienmitglieder mitversichern muss steigen die Kosten. Es ist üblich, dass der Mitarbeiter 25 bis 50 % der Beiträge zur Kranken- und Zahnersatzversicherung selbst trägt. Weitere Informationen stehen unter zur Verfügung. Die genannten Faktoren sollten in Ihrem Budget berücksichtigt werden.
Buchführungssystem
Das Unternehmen muss über ein Buchführungssystem verfügen um die Bücher und Unterlagen in den USA zu erstellen und zu pflegen. Der Umfang und die Art des Unternehmens in den USA bestimmt die Ausprägung der benötigten Software. Wird die Firma z.B. eine Produktion aufbauen oder nur als Vertriebsstelle agieren? Wie stellt man sich die Zukunft des Unternehmens in den nächsten fünf Jahren vor? Wird ein erhebliches Wachstum in einer relativ kurzen Zeitspanne erwartet, dann sollte heute bereits in ein Softwarepaket investiert werden, das mit der Größe des Unternehmens wachsen kann und somit Implementierungskosten für neue Software eingespart werden können.
Mitarbeiterbesteuerung
Die Steuern in den USA werden individuell in Abhängigkeit vom Aufenthaltstatus festgesetzt. Sobald eine Person als in den USA ansässig erachtet wird, wird das Welteinkommen, wie bei einem amerikanischen Staatsbürger besteuert. Wenn Sie deutsche Mitarbeiter zum Arbeiten in die USA entsenden sollten Sie dafür sorgen, dass diese entsprechend steuerlich beraten werden.
Amerikanisches Lohnsteuersystem - Im amerikanischen Steuersystem gibt es verschiedene Lohnsteuerarten, mit denen sich das Unternehmen auseinandersetzen muss. Staatliche Sozialversicherungs- und Krankenversicherungsbeiträge werden zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmern aufgeteilt. Die Krankenversicherung beträgt 1.45 %, die Sozialversicherung 6,2 % des Gehalts pro Arbeitnehmer. Bei der Sozialversicherung gibt es eine Höchstgrenze von USD 6,662. Diese Kosten müssen im Budget des neuen Unternehmens berücksichtigt werden.
Ist das Beschäftigungsverhältnis jedoch nur kurzfristig (weniger als fünf Jahre), kann die Zahlung in das Sozialversicherungssystem der USA vermieden werden.
Besteuerung von Mitarbeitern mit Arbeits - und Aufenthaltsgenehmigung - Im Allgemeinen entsendet ein ausländisches Unternehmen Mitarbeiter in Schlüsselpositionen zum Aufbau des neuen Unternehmenszweigs. Auf Grund des amerikanischen Steuersystems gibt es einigen Planungsbedarf für diese Personen. Personen, die in den USA ansässig sind unterliegen mit ihrem gesamten globalen Einkommen der Besteuerung. Es ist daher wichtig zu überprüfen, ob und wie die Aktivitäten im Heimatland die amerikanischen Steuern beeinflussen. Bringt der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin Ehegatten und Kinder mit in die USA so ist es wichtig, dass alle Familienmitglieder eine Steuernummer bekommen. Nur so können jegliche Vorteile im Rahmen der Einkommensteuererklärung in den USA wahrgenommen werden.
Beispiel: Einer unserer deutschen Kunden hat einen Ingenieur von der Muttergesellschaft in die USA versetzt, um hier für einige Jahre an Spezialprojekten zu arbeiten. Wir haben dem Kunden und den Mitarbeiter hinsichtlich der Besteuerung in den USA beraten. Der Mitarbeiter konnte seine weltweiten Steuerzahlungen so niedrig wie möglich halten.
Steuervergünstigungen und Standort
Bei der Entscheidung über den Standort des Unternehmens sollten Sie eventuelle Steuervergünstigungen berücksichtigen. Zu den möglichen Steuervergünstigungen des Bundes gibt es auch noch staatliche und örtliche Steueranreize von denen Sie evtl. Gebrauch machen können. Diese Vergünstigungen hängen von der Branche, der Arbeitsplatzschaffung oder einem spezifischen Standort in einem bestimmten Staat ab. Durch die Verwendung nachwachsender Rohstoffe in Michigan stehen zum Beispiel Steuervergünstigungen des Bundes in Form von Steueranreizen und Subventionen des Staates Michigan zur Verfügung. Viele staatliche Vergünstigungen müssen vor Beginn der Expansion eingereicht werden.
Beispiel: Einer unserer deutschen Kunden zog in ein neues Gebäude. Wir waren in der Lage, staatliche und örtliche Steuervergünstigungen für diese Firma im Rahmen der Projektplanung zu identifizieren. Im ersten Jahr sparte die Firma mehr als USD 100,000 ein. Hätten wir die Steuervergünstigungen nicht vor Projektstart erkannt, wären sie dafür nicht qualifiziert gewesen.
Amerikanische Berichtspflicht
In den USA gibt es spezielle Meldepflichten für ausländische Investitionen in ein amerikanisches Unternehmen. Ein Unterlassen dieser Meldepflicht kann erhebliche Strafzahlungen mit sich bringen. Die Meldepflicht hängt von der Höhe der Investition ab. Bereits innerhalb von 45 Tagen nach der ersten Investition müssen gewisse Formulare eingereicht werden. Außerdem können evtl. weitere Informationspflichten im Rahmen der Steuererklärung fällig werden.
Anmeldepflicht
Beim Start eines Unternehmens ist eine Anmeldung beim Bund, beim Staat und bei der Kommune notwendig. Staatliche und örtliche Anmeldungen sind je nach Region und Zuständigkeit unterschiedlich. Es ist daher wichtig, dass man die Anforderungen jedes Zuständigkeitsbereichs, in der sich Ihr Unternehmen befindet, kennt. Die meisten Staaten erheben eine Einkommensteuer, eine Konzessionssteuer oder Bruttoumsatzsteuer. Zudem erheben Staaten eine Verkehrssteuer auf bestimmte Produkte und Dienstleistungen.
Verrechnungspreise
Wickelt das amerikanische Unternehmen Geschäfte mit der ausländischen Mutterfirma ab, so sind die Regeln in Bezug auf Verrechnungspreise in den USA und in Deutschland wichtig für Sie. Die USA verlangt, dass innerbetriebliche Transaktionen unter Berücksichtigung des Fremdvergleichs oder zum Marktwert abgewickelt werden. Die Verrechnungspreisgestaltung muss dokumentiert werden. Die amerikanische Steuerbehörde kann erhebliche Strafen erheben, wenn Verrechnungspreise nicht dem Fremdvergleich standhalten. Die alltäglichen Geschäftsvorfälle, die eine Analyse erfordern, umfassen Verkauf an/Einkauf von der Muttergesellschaft, Geschäftsleitungsvergütungen, verfahrenstechnische Gebühren, Lizenzgebühren und Provisionen.
Beratung
Die Leiter des amerikanischen Unternehmens sollten sich evtl. mit Buchhaltungs-, Steuer- und Rechtsberatern in Verbindung setzen, die gründliche Kenntnisse der verschiedenen rechtlichen Aspekte bei Gründung eines Unternehmens in den USA vorweisen. Rechtliche Ratschläge, die vor der Gründung eines Unternehmens in den USA benötigt werden, beziehen sich auf Firmengründung, Arbeitsgesetze, geistiges Eigentumsrecht, Versicherungsschutz und Visa-Angelegenheiten.
Ist einmal die Entscheidung einer Expansion getroffen, wollen Sie sich mit Rechtsanwälten und Wirtschaftsprüfern in Verbindung setzen, die sich mit den speziellen Anforderungen und Regeln einer amerikanischen Niederlassung mit ausländischen Investoren auskennen. Wenn Sie in den Anfangstagen nicht die richtigen Papiere einreichen, erhalten Sie evtl. automatisch eine Rechtsform, die für Ihren Firmenstruktur und Ihre weltweite Organisation nicht geeignet ist. Rechtsanwälte und Wirtschaftsprüfer, die sich auf die Anforderungen von amerikanischen Firmen mit ausländischen Investoren spezialisiert haben, können Ihnen helfen die Komplexität des amerikanischen Steuer- und Rechtsystems zu meistern. Dadurch können Sie sicherstellen, dass Sie Ihre Niederlassung richtig strukturiert haben, um Ihre Ziele zu erreichen und Ihre weltweit zu zahlenden Steuern auf einem Mindestmaß zu halten.
